Le paysage de la transformation PRE
Les entreprises canadiennes de toutes tailles sont sous une pression croissante pour adopter de nouvelles technologies qui peuvent les aider à transformer et optimiser leurs opérations, processus et services, et rester compétitives dans un marché en pleine disruption technologique rapide.
Au cœur des efforts de nombreuses entreprises canadiennes pour se numériser et se moderniser se trouve la mise en œuvre ou la mise à niveau d'un progiciel de gestion d'entreprise (PGI). En fait, selon une récente enquête de Robert Half auprès de plus de 3 500 gestionnaires canadiens, plus d'un tiers – 37 % – prévoient de prioriser leurs systèmes PGI en 2025.
Les systèmes PGI servent de colonne vertébrale à l'infrastructure opérationnelle d'une organisation, intégrant des fonctions commerciales essentielles telles que la finance, la chaîne d'approvisionnement, les achats, les ressources humaines (RH) et la gestion de la relation client (CRM) sur une plateforme centralisée. Ils permettent l'efficacité opérationnelle, la prise de décision basée sur les données et la transformation numérique en aidant les entreprises à automatiser et rationaliser leurs opérations et à rendre les données plus accessibles, précises et exploitables.
Dans cet article, nous utiliserons les termes PGI (progiciel de gestion d'entreprise) pour désigner spécifiquement les logiciels ERP, et PRE (planification des ressources d'entreprise) pour désigner la planification des ressources d'entreprise dans un sens plus large.
Étant donné le rôle critique de ces systèmes, il n'est pas surprenant que de nombreuses organisations dans des secteurs allant de la finance à la fabrication investissent massivement dans des mises à niveau ou de nouvelles mises en œuvre de PGI. Si votre entreprise envisage une telle démarche, il est essentiel de comprendre dès le départ qu'un projet de transformation PRE est un projet complexe nécessitant des ressources significatives et une concentration inébranlable sur la gestion du changement pour réussir et offrir la valeur attendue.
Dans cet article, nous examinerons le paysage de la transformation PRE, y compris ce qui pousse de nombreuses entreprises à poursuivre des mises à niveau ou des mises en œuvre de PGI et les avantages qu'elles peuvent en tirer en réalisant ces investissements critiques. Nous discuterons également de certains défis courants associés à ces projets et des meilleures pratiques pour les surmonter.
Motivations pour la modernisation de la PRE
La transformation numérique est au cœur des initiatives de PRE. Les entreprises à travers le Canada constatent que leurs systèmes hérités ne fournissent plus l'agilité ou la fonctionnalité requises pour répondre aux besoins commerciaux en évolution. Cela a incité :
1. Le désir de passer au cloud
Les solutions PGI basées sur le cloud offrent plusieurs avantages par rapport aux systèmes traditionnels, notamment l'évolutivité, la flexibilité et la rentabilité. Les solutions cloud permettent aux entreprises de faire évoluer leur système PGI à mesure qu'elles grandissent, sans avoir besoin d'investir dans du matériel coûteux ou de maintenir une grande infrastructure informatique.
Ces solutions offrent également une accessibilité améliorée car les employés peuvent y accéder depuis n'importe où. Cette capacité est devenue particulièrement importante à l'ère des environnements de travail hybrides et à distance.
2. La priorité à l'efficacité des processus
De nombreux systèmes PGI hérités sont devenus encombrants et difficiles à gérer au fil du temps, entraînant des inefficacités et des retards. Les systèmes modernes, en revanche, sont conçus pour rationaliser et standardiser les processus. Alors que les entreprises s'efforcent de fonctionner plus efficacement et de réduire les coûts, les transformations de PRE offrent une opportunité de réorganiser les processus obsolètes et d'optimiser les flux de travail.
Avec l'IA et l'apprentissage automatique (ML) intégrés dans les systèmes PGI, les entreprises peuvent également automatiser les tâches routinières telles que la saisie de données et le traitement des commandes. Par exemple, les chatbots pilotés par l'IA peuvent gérer les demandes de service client de base directement via un système PGI moderne, améliorant les temps de réponse et la satisfaction des clients. La réduction du travail manuel donne également aux employés plus de temps à consacrer à des initiatives stratégiques pour l'entreprise, comme la transformation financière.
3. Le besoin de soutenir des analyses de données avancées et une intelligence d'affaires
En tirant parti des analyses avancées dans un système PGI, les entreprises peuvent identifier les inefficacités, mieux comprendre le comportement des clients, découvrir de nouvelles opportunités de croissance et bien plus encore. La capacité à exploiter les données en temps réel est donc un moteur important derrière de nombreux projets de transformation PRE, car les organisations reconnaissent la valeur de permettre une prise de décision basée sur les données.
Les principaux systèmes PGI sont conçus avec des outils puissants d'analyse de données et d'intelligence d'affaires intégrés dans leur plateforme. Certains utilisent l'IA et le l’apprentissage automatique pour analyser les données historiques afin de livrer des analyses prédictives et des prévisions. Dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement, par exemple, les analyses prédictives peuvent anticiper les fluctuations de la demande, aidant les entreprises à optimiser les niveaux de stock et à améliorer l'allocation des ressources.
Les avantages pour les entreprises canadiennes de moderniser la PRE
Une idée courante, mais fausse, à propos des solutions PGI est qu'elles sont destinées à soutenir les grandes entreprises avec des opérations complexes dans plusieurs lieux ou pays. Cependant, avec les solutions PGI modernes basées sur le cloud, même les petites entreprises peuvent utiliser la technologie de PRE. Ces systèmes offrent aux petites entreprises des modules pour gérer des fonctions essentielles comme la finance et les relations clients.
À mesure que les entreprises grandissent et ajoutent plus de fonctions commerciales, elles nécessitent souvent une meilleure coordination inter-départements, ce qui rend la possession d'un système PGI encore plus précieuse. Les entreprises de taille moyenne bénéficient généralement de modules PGI qui répondent à des besoins plus complexes, tels que la gestion avancée des stocks et les ressources humaines (RH).
Investir dans un système PGI nouveau ou amélioré offre des avantages considérables aux entreprises canadiennes, grandes ou petites, en alignant la technologie avec les objectifs stratégiques. Cela peut aider les entreprises à :
Améliorer l'efficacité et la productivité en automatisant les tâches répétitives, en réduisant les silos de données et en minimisant les erreurs. Les employés peuvent consacrer leur temps et leurs compétences à des activités à plus forte valeur ajoutée, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle globale.
Améliorer la visibilité et la qualité des données pour soutenir une meilleure prise de décision commerciale et des réponses plus rapides aux changements du marché. Du point de vue de la transformation financière, une plateforme PGI avec des capacités d'IA peut aider les équipes financières à améliorer des processus critiques comme la planification et l'analyse financières (FP&A) en permettant la surveillance en temps réel des données financières (y compris les données non structurées), en rectifiant automatiquement les erreurs dans les feuilles de calcul, en développant des modèles sophistiqués pour l'analyse des données financières et en automatisant des tâches telles que la saisie de données, les rapports et la budgétisation.
Améliorer la satisfaction des clients en permettant une meilleure prestation de services. Avec des flux de travail optimisés et un meilleur accès aux informations sur les clients, les équipes de vente et de service peuvent personnaliser les interactions et résoudre les problèmes plus rapidement. Cela contribue à renforcer les relations et la fidélité des clients.
Les systèmes PGI modernes aident les entreprises à réaliser des économies de coûts grâce à la réduction des dépenses informatiques et administratives. Ils peuvent également améliorer considérablement l'efficacité au sein de la fonction financière, en particulier s'ils sont des systèmes basés sur le cloud avec des capacités d'IA. Ces solutions peuvent augmenter l'agilité et la précision des équipes et potentiellement offrir un retour sur investissement (ROI) rapide.
Défis courants dans les mises en œuvre de PGI
Bien que les solutions PGI puissent apporter une valeur considérable aux entreprises et les aider à atteindre une croissance durable, les projets PRE sont réputés pour être tout sauf rapides et faciles. Les entreprises rencontrent souvent des obstacles qui peuvent faire dérailler ces initiatives si elles ne sont pas anticipées et soigneusement gérées. Les obstacles courants au succès de la PRE incluent :
Complexités de la migration des données
Le transfert de données des systèmes hérités vers une nouvelle plateforme PGI est un processus hautement complexe qui nécessite une planification, une cartographie et une validation minutieuses. Les données doivent être nettoyées, standardisées et transformées pour garantir la compatibilité avec le nouveau système.
Le manque de gestion adéquate de la migration des données peut entraîner des rapports inexacts, des perturbations opérationnelles et des travaux de reprise coûteux. Il est crucial que les entreprises allouent suffisamment de temps, de ressources et de compétences à cette phase du projet, et impliquent tous les acteurs clés pour garantir l'intégrité des données.
Gestion du changement organisationnel
Les projets PRE ne sont pas uniquement des entreprises technologiques ; ils impliquent des changements organisationnels significatifs. Les employés doivent s'adapter à de nouveaux systèmes et flux de travail et parfois même assumer de nouveaux rôles. Sans une gestion efficace du changement, un projet PRE peut rencontrer une résistance de la part des employés, entraînant des défis d'adoption et des retards de projet.
Une mise en œuvre PRE réussie nécessite une forte concentration sur la communication, la formation et l'engagement. Les employés doivent comprendre pourquoi le changement se produit, comment il bénéficie à l'organisation et quel soutien sera disponible pour les aider à faire la transition.
Désalignement entre l'expertise technique et fonctionnelle
Les mises en œuvre PGI nécessitent la collaboration d'une équipe diversifiée comprenant des experts techniques, tels que des professionnels de l'informatique et des développeurs, et des experts fonctionnels, tels que des professionnels de la finance, qui comprennent les processus commerciaux que le système PGI soutiendra.
Si les équipes de projet ne sont pas soigneusement structurées, avec des rôles et des responsabilités clairs à chaque étape de l'initiative, cela peut entraîner des retards, des dérives ou des lacunes fonctionnelles.
Meilleures pratiques pour des projets PRE réussis
Comment les organisations canadiennes peuvent-elles atténuer les risques mentionnés ci-dessus et augmenter leur capacité à réussir une mise à niveau ou une mise en œuvre qui apporte de la valeur? Ces conseils peuvent aider.
Constituer une équipe de projet bien équilibrée : La gestion efficace d'un projet PRE commence par la constitution de la bonne équipe — un groupe d'individus qui apportent à la fois une expertise technique et une connaissance approfondie des affaires. L'équipe doit inclure des représentants de tous les départements concernés pour s'assurer que le système répond aux besoins de l'ensemble de l'organisation.
Créer un plan de projet bien défini : Votre équipe a besoin d'un plan pour guider la mise à niveau ou la mise en œuvre. Il doit inclure des objectifs clairs, un calendrier réaliste et des jalons spécifiques pour suivre les progrès. Assurez-vous de définir des attentes réalisables dès le départ et de surveiller en continu l'état du projet pour vous assurer qu'il reste sur la bonne voie.
Maintenir l'engagement de la direction exécutive : L'équipe de direction doit être activement impliquée dès le début dans les décisions clés liées à la transformation PRE. Elle doit rester engagée, fournir une supervision et aider à résoudre rapidement tout problème pouvant survenir pendant le projet, et même après la mise en œuvre.
Prioriser la gestion du changement : La direction joue également un rôle vital dans la promotion de l'acceptation du changement, le maintien de l'élan du projet et l'alignement de l'effort sur les objectifs commerciaux plus larges. Les dirigeants doivent communiquer aux employés l'importance et la valeur du nouveau système PGI ou mis à jour et les avantages qu'il offre, et fournir les ressources nécessaires pour la formation et le soutien.
Faire appel à des connaissances et à une expertise externes : S'associer à des consultants en PGI peut aider à garantir que votre entreprise a accès à des informations et des conseils précieux tout au long de votre projet. De nombreuses organisations comptent sur des consultants qualifiés à toutes les phases du cycle de vie du système PGI, de la pré-implémentation à la maintenance et à l'évolution, pour s'assurer que leurs projets PRE sont réussis. Elles se tournent également vers des fournisseurs de solutions de talents pour les aider à constituer les professionnels contractuels et les embauches permanentes nécessaires pour répondre à leurs besoins en matière de personnel PGI, y compris les talents en finance et en comptabilité et en technologie.
Les projets PRE sont intimidants, mais essentiels pour de nombreuses entreprises canadiennes cherchant à devenir plus axées sur les données, à améliorer l'efficacité opérationnelle et à rester compétitives. En fin de compte, avec une planification robuste, un leadership fort et le bon mélange de talents et d'autres ressources, les entreprises peuvent transformer la complexité de la PRE en clarté, en s'assurant que leurs systèmes modernisés soutiendront leurs objectifs de transformation et de croissance.
Comment Robert Half peut aider à soutenir votre projet PRE
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Robert Half offre aux entreprises une approche alternative pour travailler avec des intégrateurs de systèmes traditionnels sur les projets PRE. Nous travaillons en étroite collaboration avec notre filiale et cabinet de conseil mondial, Protiviti, pour fournir aux organisations les ressources qualifiées et les capacités nécessaires pour soutenir chaque étape de leurs initiatives PRE et autres transformations.
En ce qui concerne les systèmes PGI, les phases que les gestionnaires canadiens de l'embauche en technologie et en finance et comptabilité estimaient bénéficier le plus d'un prestataire de services externe étaient :
Mise en œuvre (installation et configuration du logiciel PGI) : citée par 44 % des gestionnaires canadiens en technologie & en finance et comptabilité
Optimisation (utilisation stratégique et efforts d'amélioration continue) : citée par 41 %
Intégration (connexion du PGI avec des applications spécialisées à travers l'organisation) : 40 %
Personnalisation (écriture de nouveaux codes pour répondre à des exigences commerciales spécifiques) : 40 %
Automatisation (éviter la saisie manuelle des données) : 34 %
Nous pouvons vous aider à augmenter le retour sur investissement (ROI) global du projet avec notre modèle de livraison flexible, en aidant à équiper votre entreprise d'une expérience de conseil de classe mondiale tout au long de votre initiative, et de talents contractuels qualifiés pour répondre à vos besoins liés au projet — et au-delà.
Vous pouvez en savoir plus sur nos solutions et ressources ici. Et lorsque vous êtes prêt à aller de l'avant avec votre initiative PRE, contactez-nous pour nous parler de vos besoins de projet.
